جامعة تعز


  إدارة القبول والتسجيل  
أولا :يقترح تغير اسم هذه الإدارة إلى ( إدارة شؤون الطلاب ) لأن الاسم الجديد هو اعم وأشمل من الاسم السابق والذي يخص القبول والتسجيل بينما اختصاص هذه الإدارة تتجاوز القبول والتسجيل حيث تقوم بجميع الأعمال المتعلقة بشؤون الطلبة . 
مهام واختصاصات إدارة شئون الطلاب :
  1. إدارة وتنظيم عملية القبول والتسجيل ومراجعة النتائج وتوثيقها وحفظها وإصدار الوثائق لهم من قبولهم وحتى تخرجهم وإصدار البطاقات الشخصية .
  2. استقبال طلبات التحويل الداخلي والخارجي واستكمال إجراءات التحويل وإعداد الكشوفات بالمحولين والإسهام في إعداد المقاصات بالاشتراك مع القسم العلمي .
  3. استقبال طلبات التظلمات للنتائج والأعذار ووقف القيد ورفعها إلى الأقسام ومتابعة نتائج التظلمات .
  4. أرشفة جميع الوثائق المتعلقة بالطلاب ابتداء من ملف القبول وجميع الوثائق الأخرى المتعلقة بالدراسة (أعذار – وقف قيد – قرارات تأديبية وغيره ) في الملف الخاص بالطلاب .
  5. إعداد الإحصائيات للطلاب والتقارير الدورية والسنوية .
  6. إعداد كشوفات الترفيعات.
  7. الإعداد والتجهيز لامتحانات النهائية واستكمال كل الوثائق اللازمة للطلاب التي تؤهلهم لدخول الامتحانات ومتابعتهم في القاعات وعمل البدائل المناسبة لفقدان الهويات .
  8. متابعة أوضاع الطلاب الدراسية وعمل بيان حالة دراسية لكل طالب والرفع بالمتجاوزين الفترة القانونية والمفصولين .
  9. متابعة الأوضاع المالية لطلاب التعليم الموازي والنفقة والرفع بكشوفات الطلاب الموازي والنفقة ومطابقتها مع إدارة الشؤون المالية .
  10. الرفع بالمشاكل المتعلقة بالطلاب إلى جهة الاختصاص بالكلية ، كلاً حسب حالته ووضعه .
  11. الإسهام في وضع الآليات التي تسهل المعاملات وتكسر الروتين وتصميم النماذج المناسبة لذلك .
  12. الإسهام في تحديد المستحقين للتخفيضات والإعفاءات كون هذه الإدارة من أكثر الإدارات احتكاكاً بالطلاب.
  13. أي أعمال أخرى يتم طلبها من قبل عميد الكلية أو النائب لشئون الطلاب .
  14. إبلاغ الطلاب بكل ما يصدر بشأنهم من مجلس الجامعة ومجلس الكلية أو عمادة الكلية ومراقبة وتطبيق القرارات . 
أقسام القبول والامتحانات
أ) قسم القبول والتسجيل: 
المهام والاختصاصات:
  1. تنظيم عملية القبول والتسجيل للطلاب في ضوء مهام القبول والطاقة الاستيعابية وصرف البطاقات الجامعية لهم.
  2. استقبال عمليات التحويل الداخلي بين الأقسام والخارجي من كلية إلى كلية ومن جامعة إلى جامعة .
  3. الإسهام في عمل المقاصات للطلاب المحولين سواء الداخلي أو الخارجي .
  4. إعداد كشوفات نهائية بالمحولين ورفعها إلى الأقسام ومراجعة كل ما يتعلق بنتائجهم .
  5. أرشفة ملفات المحولين بشكل مؤقت ومن ثم تسليمها للأرشفة .
  6. عمل البطاقات الجامعية للطلاب المحولين .
  7. إعداد الإحصائيات بالطلاب المستجدين والمحولين . 
ب) قسم الأرشيف:
المهام والاختصاصات: 
  1. استلام وثائق الطلاب الخاصة بالقبول والتسجيل والعمل على أرشفتها بطريقة عملية تضمن سهولة استخراج أي وثائق منها .
  2. أرشفة نسخة من نتائج الطلاب لجميع الأقسام والمستويات.
  3. حفظ وتوثيق جميع المستندات التي تخص الطلاب أثناء الدراسة من (أعذار – وتوقف – وقرارات تأديبية وغيره ) .
  4. تسليم أي وثائق خاصة بالطلاب موجودة في ملفه وفق استمارة سحب يتم إعدادها لهذا الغرض .
  5. الرفع بأسماء الطلاب المنسحبين من الدراسة .
  6. التحقق من شخصيات الطلاب أثناء الامتحانات الذين بطائقهم مفقودة وعند طلب حصولهم على أي وثائق.
  7. الرفع بأسماء الطلاب الخريجين وكتابة بياناتهم من واقع القانونية العامة .
  8. مطابقة أي وثيقة للطلاب من ملفاتهم وبحسب احتياجاتهم . 
جـ) قسم الامتحانات والرصد والمراجعة: 
المهام والاختصاصات: 
  1. الإعداد المقام لجميع لوازم الامتحانات بالتنسيق مع الأقسام العلمية في الكلية وقيادة الكلية .
  2. الاحتفاظ بالنتائج النهائية الصادرة من الأقسام العلمية ونشرها .
  3. إعداد التظلمات للطلاب الراغبين في تقديم تظلم على المقررات.
  4. رفع كشوفات بأسماء الطلاب الراغبين في تقديم تظلمات واستلام النتائج ومراجعتها وإعلانها للطلاب .
  5. إعداد كشوفات الترفيعات من مستوى إلى مستوى.
  6. تجهيز وإصدار الوثائق الخاصة بالطلاب أثناء دراستهم .
  7. إصدار البطاقات الجامعية للطلاب بعد دفعهم الالتزامات.
  8. إعداد بيان حالة لكل طالب ووضعه الدراسي .
  9. رفع الأعذار الطبية المتعلقة بالامتحانات ووقف القيد .
  10. أي مهام أخرى يكلف بها من مدير الإدارة وعمادة الكلية . 
د) قـسـم الخريـجـيـن: 
المهام والاختصاصات: 
  1. إعداد السجلات الأكاديمية للطلاب الخريجين والعمل على حل المشكلات التي تواجه الخريجين .
  2. التوقيع على الوثائق الصادرة للخريجين بعد مراجعتها .
  3. الاشتراك مع قسم الأرشيف في إعداد كشوفات الخريجين .
  4. الاحتفاظ بنسخة متكاملة من جميع كشوفات الخريجين.
  5. الاحتفاظ بنسخة من السجلات الأكاديمية الصادرة للطلاب وأرشفتها بحسب سنوات التخرج .
  6. العمل على حل جميع الإشكاليات المتعلقة بالخريجين .
  7. التوقيع على إخلاء الطرف للطلاب الخريجين .
  8. أي مهام أخرى يكلف بها من مدير الإدارة وعمادة الكلية . 
هـ) قسم التعليم الموازي والنفقة الخاصة (قسم التعليم الخاص): 
المهام والاختصاصات: 
  1. تنظيم عملية القبول والتسجيل لطلاب الموازي والنفقة وفق اللوائح والأنظمة المعمول بها.
  2. استقبال ملفات الطلاب الموازي وأرشفتها بشكل مؤقت ليتم بعد ذلك تسليمها للأرشيف العام .
  3. رفع كشوفات بأسماء الطلاب الموازي والنفقة وإعداد البطاقات الجامعية لهم .
  4. متابعة ومراقبة الرسوم الخاصة بطلاب الموازي والنفقة وفق سجلات يتم إعدادها لهذا الغرض.
  5. إعداد الإحصائيات الخاصة بالطلاب الموازي والنفقة .
  6. إصدار أي وثائق يرغب باستخراجها طلاب الموازي والنفقة بعد التأكد من وضع الطالب الدراسي وما علية من التزامات مالية .
  7. الاحتفاظ بنسخة من نتائج الطلاب للنظام الموازي والنفقة .
  8. رفع الأعذار الطبية ووقف القيد والتظلمات وغيرة إلى الأقسام العلمية .
  9. التوقيع على إخلاء الطرف الخاص بطلا بالموازي والنفقة للخريجين .
  10. أي مهام يكلف بها من الرئيس المباشر وعمادة الكلية.